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Comunicación & Visibilidad

Comunicación y visibilidad en las acciones exteriores financiadas por la UE - ADELANTE - Cooperación Triangular - UE-ALC

Comunicación y visibilidad en las acciones exteriores financiadas por la Unión Europea

Requisitos para los socios ejecutivos (Proyectos)
AUTOR: Comisión Europea
FECHA: Enero 01, 2018
PÁGINAS: 35
Los Requisitos están destinados a garantizar que las acciones exteriores financiadas total o parcialmente por la Unión Europea incluyen medidas de información y comunicación orientadas a informar a un público general o específico sobre las razones de la acción, el apoyo de la UE al país o la región en cuestión, así como de los resultados y el impacto de ese apoyo.
ADELANTE - Cooperación Triangular - UE-ALC

ADELANTE: Manual de Identidad Visual

Para los proyectos cofinanciados por la Unión Europea en el marco del programa ADELANTE
AUTOR: Asistencia Técnica ADELANTE
FECHA: Octubre 24, 2017
PÁGINAS: 16
El presente Manual de Identidad Visual define las directrices de diseño de la entidad ADELANTE que deberán ser aplicadas a cualquier elemento comunicativo, soporte o medio, con el fin de transmitir una imagen estandarizada y homogénea del Programa. El uso apropiado del logotipo de ADELANTE, en todas las piezas de comunicación, es fundamental para crear una identidad visual fuerte y duradera.
Lineamientos Comunicación y Visibilidad de ADELANTE - Cooperación Triangular - UE-ALC

ADELANTE: Lineamientos de Comunicación & Visibilidad

Para los proyectos cofinanciados por la Unión Europea en el marco del programa ADELANTE
AUTOR: Asistencia Técnica ADELANTE
FECHA: Octubre 24, 2017
PÁGINAS: 9
Estos lineamientos han sido elaborados para garantizar que los proyectos cofinanciados por la Unión Europea en el marco de la iniciativa Adelante (Mecanismo Regional para la Cooperación y la Asociación Internacional) definan su estrategia y elementos de comunicación y visibilidad, de acuerdo a los lineamientos de la Unión Europea teniendo en cuenta los elementos de Comunicación y Visibilidad del Programa Adelante.
Utilización del emblema de la UE en el contexto de programas de la UE - ADELANTE - Cooperación Triangular - UE-ALC

Utilización del emblema de la UE en el contexto de programas de la UE

Directrices para beneficiarios y otros terceros
AUTOR: Comunicación Institucional - Comisión Europea
FECHA: Octubre 01, 2012
PÁGINAS: 8
Esta guía se destina a los beneficiarios de la financiación de la UE y a otras terceras partes que informen sobre los programas de la UE, para mostrarles la forma de utilizar el emblema de la Unión Europea en conjunción con un texto que ponga de relieve la financiación de la UE.
ADELANTE - Cooperación Triangular - UE-ALC

Comunicación y visibilidad

Manual de la Unión Europea en las acciones exteriores
AUTOR: EuropAid - Comisión Europea
FECHA: Julio 01, 2009
PÁGINAS: 44
El presente manual ha sido concebido con el propósito de garantizar que todas las acciones financiadas total o parcialmente por la Unión Europea (UE) incluyan información y actividades de comunicación ideadas para sensibilizar al público en general o a los destinatarios específicos con respecto a las razones de la acción y al apoyo de la UE a la acción en el país o la región de que se trate, así como a los resultados y los efectos de ese apoyo.

¿Cuál es la diferencia entre visibilidad y comunicación?

Cuando decimos visibilidad nos referimos a aquellos elementos que uno puede recoger de un vistazo y comprende que su proyecto o actividad está financiado o respaldado por la UE. Son elementos como la bandera de la UE o la referencia al hecho de que está financiada por la UE.

Por comunicación, nos referimos al esfuerzo concertado para llegar a su público objetivo, enviándoles un mensaje específico mediante el uso de las mejores herramientas disponibles y más efectivas. Agregar el logotipo de la UE a los materiales o tener la bandera de la UE en un evento es una obligación de visibilidad, pero no debe considerarse como una acción de comunicación.

Ejemplo: una actividad de comunicación puede ser una conferencia de prensa; la visibilidad sería teniendo el logo de ADELANTE y la bandera de la UE colocados de manera prominente en la conferencia de prensa.

¿Cuál es la diferencia entre el objetivo de mi proyecto y mi objetivo de comunicación?

El objetivo de su proyecto es lo que intenta lograr a través de sus actividades: su objetivo final.

Su objetivo de comunicación se refiere al proceso a través del cual transmitirá mensajes específicos a su audiencia objetivo movilizándolos para lograr su objetivo final.

Ejemplo: El objetivo de su proyecto es aumentar la alfabetización en tres áreas rurales específicas: su objetivo de comunicación es cambiar la percepción de los padres en estas tres áreas para que entiendan la importancia de la educación y los convenzan de enviar a sus hijos a la escuela.

¿Debería referirme a la Comisión Europea o a la Unión Europea? que es más correcto?

Siempre debe referirse a la UE y no a la CE. La UE representa a todas las instituciones europeas. La CE se refiere solo a la Comisión Europea. Las delegaciones en terceros países se llaman Delegaciones de la UE.

¿Cuál es el descargo de responsabilidad y cómo lo uso?

El descargo de responsabilidad es un texto fijo que debe utilizarse en todo lo que produce un proyecto, desde una publicación hasta un sitio web y material audiovisual. Este texto deja en claro que la UE no tiene ninguna responsabilidad sobre lo que está produciendo un proyecto. La redacción es la misma para todos, pero debe adaptarse para cada producto (esta publicación, este sitio web, este video).

"Esta publicación (sitio web, video...) ha sido producida con la co-financiación de la Unión Europea. Los contenidos de esta publicación son de responsabilidad exclusiva del Proyecto [nombre del proyecto] y en ningún caso reflejan las opiniones de la Unión Europea."

¿Dónde coloco el descargo de responsabilidad?

Publicación impresa: no tiene que estar en la página principal. Sin embargo, debe mostrarse prominentemente en la cubierta interior o en la contraportada, según corresponda, de acuerdo con el diseño.

Sitio web: el texto se puede mostrar en una página (por ejemplo, con el título 'Legal' o "Descargo de responsabilidad"), con el enlace a esa página visible en todo el sitio. Se puede también colocar en la parte inferior del sitio web, en un lugar fijo.

Material audiovisual: al principio o al final.

¿Es una obligación redactar un plan de comunicación?

Sí, es una obligación contractual y la UE se vuelve cada vez más estricta en este requisito.

CLÁUSULA 6 - VISIBILIDAD

6.1. Salvo que la Comisión Europea acuerde o pida otra cosa, el Beneficiario adoptará todas las medidas necesarias para dar a conocer que la Unión Europea ha financiado o cofinanciado la acción. Estas medidas serán conformes con el Manual de comunicación y visibilidad de la Unión Europea en las Acciones Exteriores elaborado y publicado por la Comisión Europea, que puede consultarse en la siguiente dirección o con cualesquiera otras directrices acordadas entre la Comisión Europea y el Beneficiario.

6.2. El Coordinador presentará un Plan de Comunicación, que se someterá a la aprobación de la Comisión Europea, e informará de su ejecución de conformidad con la cláusula 2.

6.3. En particular, el Beneficiario mencionará la acción y la contribución financiera de la Unión Europea en la información dirigida a los beneficiarios finales de la acción, en sus informes internos y anuales y en los posibles contactos con los medios de comunicación. Exhibirá el logotipo de la Unión Europea cuando resulte apropiado.

6.4. Toda comunicación o publicación del Beneficiario sobre la acción, incluso en una conferencia o un seminario, deberá mencionar que aquella ha recibido apoyo financiero de la Unión Europea. Toda publicación del Beneficiario, cualesquiera que sean su forma y soporte, incluido Internet, deberá llevar la mención siguiente: «Este documento se ha realizado con la ayuda financiera de la Unión Europea. El contenido de este documento es responsabilidad exclusiva de y en modo alguno debe considerarse que refleja la posición de la Unión Europea.».

6.5. El Beneficiario autoriza al Órgano de Contratación y a la Comisión Europea, en caso de que esta última no sea el Órgano de Contratación, a publicar su nombre y dirección, su nacionalidad, el objeto de la subvención, su duración, su ubicación así como su cuantía máxima y el porcentaje de financiación de los costes de la acción, tal como se establecen en la cláusula 3 de las Condiciones Particulares. No se procederá a realizar esta publicación si pudiera atentar contra la seguridad del Beneficiario o perjudicar sus intereses.

¿Cuándo debería preparar la estrategia de comunicación de nuestro proyecto?

Las actividades de comunicación y visibilidad deberían preverse en la etapa de presentación y, por lo tanto, ya debería existir una estrategia de comunicación. En esta etapa, sin embargo, no tiene que ser exhaustivo. Por ejemplo, los indicadores detallados pueden mencionarse en una etapa posterior, cuando el plan de comunicación final se presente a la UE.

En la fase de inicio y en su informe inicial, se debe incluir un plan de comunicaciones completo.

El presupuesto para la comunicación debe establecerse en el Acuerdo / contrato de financiación. Es igualmente importante decir quién llevará a cabo las actividades de comunicación.

¿Con quién debería discutir mi plan de comunicación?

El equipo de la Asistencia Técnia de ADELANTE está a su disposición para ayudarle a redactar su plan de comunicación de manera óptima.

El "Task Manager" en la sede de la UE en Bruselas es la persona en cargo de validar su plan de comunicación.

¿Se nos permite cambiar el plan de comunicación una vez que se aprueba?

Un plan de comunicación no puede ser hecho de piedras. Está allí para actuar como una hoja de ruta y facilitar la organización de sus actividades de comunicación. Es importante evaluar sus resultados (por lo tanto, necesita indicadores) y si establece que algunas de sus actividades de comunicación no funcionan, entonces, debe adaptarlas. Por supuesto, todo esto debe hacerse en estrecha coordinación con su "Task manager".

¿Hay un presupuesto mínimo que un proyecto debe asignar a la comunicación?

Se puede decir que no hay un porcentaje recomendado del presupuesto, pero el costo debe estar bien equilibrado, con al menos lo suficiente como para tener un impacto de acuerdo con los objetivos de su plan de comunicación.

El monto sigue dependiendo en gran medida del proyecto, su alcance de trabajo y su presupuesto general.

¿Deberíamos tener un encargado de comunicación dedicado?

Esa es la situación ideal. Sin embargo, no todos los proyectos pueden permitirse tener una persona dedicada. Si este es el caso, para facilitar su esfuerzo de comunicación, es más efectivo designar a alguien para que esté a cargo y participe en todo el proceso de comunicación. Incluso si decide se subcontratar una actividad (sitio web, folleto, video, etc.), debe haber alguien dentro de su proyecto para guiarla y coordinarla.
La comunicación requiere trabajo en equipo, por lo tanto, todos deben contribuir a este esfuerzo, centrándose en los resultados.

¿Deberíamos tener un sitio web, Facebook y otras redes sociales o un boletín informativo?

Los sitios web son una herramienta de comunicación muy efectiva, pero son costosos y de alto mantenimiento. Piensa en quién sería y hazte preguntas: ¿es una herramienta para ayudarte a llegar a tu público objetivo, qué es lo que tendrías en un sitio web, tienes fotos para usar, etc. Necesitas tener suficientes noticias para no está estancado y es una persona responsable de mantener el número de lectores. Si desea un sitio web, debe preverse un presupuesto que considerará todos los gastos de mantenimiento y no solo crearlo. La tendencia ahora es que los proyectos creen páginas de Facebook o Twitter.

Las redes sociales, y especialmente Facebook y Twitter, son dos herramientas muy populares entre los funcionarios de la UE, las Delegaciones y los proyectos. También pueden serle útiles. Antes de decidir, debe saber para qué son las redes sociales y sus particularidades. También tenga en cuenta que alguien tendrá que mantenerlos y son herramientas bastante exigentes e inmediatas, lo que significa que nunca puede demorar el intercambio de algo ni permanecer inactivas durante días.

En la era de la inmediatez de las comunicaciones, un boletín de noticias puede parecer un poco pasado de moda a menos que sea de gama alta, con un buen diseño, gráficos atractivos, textos cortos bien escritos y fotos efectivas. Existe una plantilla para un boletín informativo en el Manual de la UE que incluye los principales elementos que debe adoptar. Hay cuestiones que debe considerar antes de decidirse por un boletín informativo, como: quién lo va a armar, imprimir o enviar en línea, con qué frecuencia y si tiene suficientes noticias o si utilizará material como comunicados de prensa que ya ha distribuido.

¿Se nos permite obtener soporte profesional y externalizar fotos y redacción?

Si mediante la subcontratación crea más material de comunicación atractivo y de alto nivel, ahorrándole tiempo a su equipo, entonces debe hacerlo. Tenga en cuenta que aún tendrá que decidir los criterios en los que elegirá a quién subcontrata y también deberá informar a estos profesionales sobre lo que desea.

¿Para qué sirve un estudio de caso de proyecto? es obligatorio?

Estudios de casos o historias sobre el terreno, tal como han sido desarrollados por EuropeAid, para mostrar las actividades financiadas por la UE y que tienen lugar en el terreno, en beneficio de los ciudadanos. No son obligatorios, pero son una buena herramienta de comunicación para demostrar el alcance de su proyecto.

¿Tiene la UE el derecho de autor sobre el material que producimos?

Sí, los derechos de autor de todo lo producido por un proyecto financiado por la UE pertenecen a la UE. Por lo tanto, se supone que la UE puede usar libremente el producto o parte del mismo sin restricciones ni pagos. En el caso de las fotos, se debe atribuir el derecho de autor.

¿La UE necesita verificar nuestro comunicado de prensa o nuestra publicación?

Sí, el material de los proyectos financiados por la UE debe pasar por un proceso de validación, ya sea un comunicado de prensa, una publicación o incluso un video. Lo que produce debe ser firmado por la persona a cargo de su proyecto, que básicamente verificará que se respete la visibilidad de la UE. No hay nada ofensivo y puede hacer sugerencias para mejorar. Como esto puede tomar algo de tiempo, asegúrese de tener todo listo con suficiente antelación.

Cuando estamos organizando un evento, ¿debemos contactar a la Delegación de la UE al respecto?

Es en su beneficio involucrar a la Delegación de la UE, ya que puede elevar el perfil de su evento, aumenta la posibilidad de interés de los medios y también pueden ofrecerle algunos obsequios. En tal caso, debe ponerse en contacto con la Delegación con su solicitud con suficiente antelación, ya que los funcionarios, y especialmente el jefe de la delegación, tienen un horario apretado. Visibilidad: no olvide, el logo de ADELANTE y la bandera de la UE deben aparecer en la invitación y se mostrarán durante la conferencia de prensa.

El intercambio de conocimientos es un factor fundamental para el desarrollo de capacidades, tanto para los donantes como para los beneficiarios de la ayuda. Facilita el intercambio de prácticas y mensajes, lo cual fomenta la identificación, el cambio y los resultados.

Regístrese en la plataforma Capacity4Dev de la Unión Europea para intercambiar experiencias y participar en las discusiones del Grupo ADELANTE sobre temas de Comunicación y Visibilidad:

https://europa.eu/capacity4dev/grupoadelante

Capacity4Dev cubre la mayor parte de los temas de desarrollo y facilita la puesta en común de los conocimientos, no solo entre el personal de la DG de Cooperación Internacional y Desarrollo (DEVCO) y sus delegaciones, sino también con otras Direcciones Generales de la Comisión Europea (como la DG ECHO), el SEAE, las Agencias de Desarrollo de los Estados miembros y otros agentes pertinentes, como las organizaciones internacionales de desarrollo, los países socios, los asesores, las ONG, etc.